Como escrever um relatório? Principais regras

O que é um relatório?

Ele pode ser apresentado de forma oral ou escrita e geralmente é destinado a gestores, clientes, instituições, investidores ou órgãos de fiscalização.

O principal objetivo de um relatório é transmitir informações específicas sobre determinado problema, processo ou acontecimento. O relatório pode ser utilizado, entre outras finalidades, para:

• resumir ações realizadas;
• apresentar resultados de pesquisas;
• analisar dados;
• avaliar uma situação;
• identificar irregularidades;
• apresentar recomendações;
• acompanhar o andamento das atividades;
• documentar o desenvolvimento de um projeto.

Na prática, o relatório exerce principalmente uma função informativa e decisória: permite que o leitor tire conclusões e tome determinadas providências.

Quais são as características de um bom relatório?

Independentemente do tipo de relatório, o documento deve atender a alguns requisitos básicos.

• Precisão – o relatório deve conter apenas informações específicas relacionadas ao assunto abordado. É importante evitar formulações ambíguas e generalizações.
• Objetividade – o conteúdo precisa ser conciso, lógico e organizado, e cada informação deve ser justificada e baseada em dados.
• Imparcialidade – o relatório não pode se basear nas opiniões pessoais do autor. As conclusões devem resultar de fatos, análises ou resultados de pesquisas.
• Coerência – o documento deve manter uma estrutura, um estilo e uma forma de apresentação uniformes.
• Clareza – um relatório bem elaborado permite localizar rapidamente as informações mais importantes, com o uso de índice, títulos e capítulos.
• Correção linguística e técnica – o relatório deve estar livre de erros linguísticos, estilísticos e factuais. Dados incorretos ou conclusões imprecisas podem levar a decisões inadequadas.

Como escrever um relatório?

A elaboração de um relatório exige a organização das informações, uma estrutura adequada e a apresentação dos dados de maneira clara e imparcial.

1. Definição do tema e do objetivo do relatório – primeiro, é preciso determinar qual é o assunto do relatório, que problema ele analisa, por que está sendo elaborado e quem será seu público. Isso define tanto o volume de informações quanto a linguagem do documento.
2. Coleta e organização dos dados – o relatório deve se basear em fontes confiáveis e dados concretos. Eles podem incluir resultados de pesquisas, estatísticas, dados financeiros ou observações. Nessa etapa, também é necessário selecionar as informações mais relevantes e descartar dados desnecessários ou sem relação com o tema.
3. Elaboração da estrutura do relatório – antes de começar a escrever, vale criar um plano do documento e dividi-lo em seções temáticas. Assim, o relatório ficará mais lógico e transparente.
4. Redação do conteúdo – o conteúdo deve apresentar fatos, explicar relações, mostrar dados e conduzir a conclusões concretas. Tabelas, gráficos e diagramas são frequentemente utilizados em relatórios.
5. Formatação – o relatório deve ter uma organização visual clara, que facilite a leitura. É recomendável usar títulos e capítulos, listas com marcadores ou numeradas e destaques para as informações mais importantes. Normalmente, usam-se fontes sem serifa ou com serifa, em tamanho de 11 a 12 pontos, e espaçamento entre linhas de 1,15 a 1,5.
6. Elaboração das conclusões e recomendações – a parte final do relatório deve conter um resumo das principais constatações. Se a natureza do documento exigir, podem ser incluídas recomendações de ações, propostas de mudanças ou uma avaliação de riscos.
7. Revisão do relatório – antes de entregar o documento, é necessário verificar a exatidão dos dados, a compatibilidade das conclusões com a análise, a coerência do texto, a completude das fontes e a correção linguística e técnica.

Qual deve ser a estrutura de um relatório?

Muito depende do tipo de relatório, mas uma estrutura bastante versátil é a seguinte:

1. Capa – contém as informações básicas de identificação do relatório, como título, autor, destinatário, se necessário, data e local de elaboração do documento.
2. Resumo – apresentação breve das informações, dos resultados e das conclusões mais importantes.
3. Índice – relação organizada dos capítulos e subcapítulos, com os respectivos números de página.
4. Introdução – apresentação do tema do relatório, do contexto, do escopo da análise e dos principais pressupostos metodológicos.
5. Desenvolvimento – parte principal do relatório, que inclui a descrição do problema, a análise dos dados, o andamento da pesquisa ou dos acontecimentos, suas consequências e sua interpretação.
6. Conclusões – resumo baseado diretamente na análise realizada.
7. Recomendações – ações, soluções ou próximos passos propostos.
8. Referências bibliográficas – lista de todas as fontes utilizadas na elaboração do relatório.
9. Anexos – materiais adicionais que complementam o relatório, como resultados detalhados de pesquisas, documentação técnica ou outras fontes que sejam extensas demais para aparecer na parte principal do documento.

Tipos de relatório

É possível identificar diversos tipos de relatório, classificados de acordo com sua finalidade, suas características ou suas variáveis. Os relatórios podem ser divididos conforme:

Extensão do relatório:

• curto (executivo) – até 10 páginas, com informações concisas e claras;
• longo (detalhado) – mais de 10 páginas, com análise aprofundada do problema e maior volume de dados.

Conteúdo do relatório:

• informativo – apresenta fatos e dados;
• analítico – contém a interpretação dos dados e conclusões;
• científico – baseado em pesquisas e metodologia científica;
• técnico – aborda assuntos técnicos ou tecnológicos;
• financeiro – reúne dados financeiros e econômicos;
• periódico – elaborado regularmente, por exemplo, semanal ou trimestralmente.

Finalidade do relatório: o relatório pode ser, por exemplo, de auditoria, marketing, vendas, investigação de acidente ou pesquisa.

Exemplo de relatório

A seguir, apresentamos um exemplo simplificado de relatório.