Formas de tratamento em e-mails: como usá-las?

Formas de tratamento em e-mails: o que é etiqueta linguística?

Em outras palavras, empregar saudações iniciais e despedidas adequadas mostra ao destinatário que somos bem-educados e sabemos nos comunicar de maneira profissional.

Os tempos em que a correspondência comercial era feita por carta ficaram para trás. Hoje, a comunicação por e-mail predomina. No trabalho, a maioria de nós escreve dezenas de mensagens todos os dias para colegas, clientes, fornecedores e gestores.

Infelizmente, mesmo com a prática de redigir mensagens, muitas pessoas continuam cometendo diversos erros, geralmente por falta de conhecimento — e isso pode afastar ou desagradar o destinatário.

Estrutura correta de um e-mail formal

Toda mensagem deve conter três elementos:

• abertura (saudação);
• corpo da mensagem (pode ser uma dúvida, uma solicitação, uma reclamação ou um comunicado);
• despedida.

Neste artigo, não vamos nos concentrar no corpo da mensagem. Apenas reforçamos que, independentemente de quem receberá o e-mail, é importante seguir a etiqueta linguística — dirigir-se ao destinatário com educação, sem ofendê-lo nem tentar forçar uma ação ou decisão.

Antes de analisar as formas de tratamento usadas no início e no fim da mensagem, é preciso identificar o destinatário. As perguntas a seguir podem ajudar:

• Conheço essa pessoa? (não necessariamente pessoalmente; já trocamos mensagens antes?);
• Qual é a posição ou o nível de formalidade dessa pessoa? (professor, gestor, colega, cliente ou autoridade?);
• Sei como ela prefere ser tratada? (há alguma informação sobre gênero ou pronomes no perfil, na assinatura ou na comunicação anterior?);
• Qual é o grau de proximidade entre nós? (é alguém da minha equipe, uma pessoa mais experiente ou um contato desconhecido?).

Quando você souber as respostas para essas perguntas, será mais fácil escolher as formas de tratamento — tanto as iniciais quanto as de despedida. Vale lembrar que elas devem combinar entre si: a abertura e o encerramento precisam ter um nível de formalidade semelhante.

Saudações iniciais

Toda mensagem deve começar de maneira adequada. Ir direto ao assunto só é aceitável quando se trata da continuidade de uma conversa já iniciada. Ao escrever para alguém pela primeira vez, não é recomendável deixar de lado a saudação.

Quais formas de tratamento podem aparecer no início de um e-mail?

• Prezado senhor / Prezada senhora — quando conhecemos a forma de tratamento e queremos manter um tom formal;
• Prezados(as) ou Prezados senhores e senhoras — quando a mensagem é dirigida a um grupo ou não sabemos exatamente quem a lerá;
• Prezado(a) Dr(a). / Prezado(a) professor(a) — quando conhecemos o título profissional ou acadêmico do destinatário e ele é relevante para a situação;
• Olá, Ana ou Olá, Carlos — quando já conhecemos a pessoa ou quando o ambiente profissional permite um tom cordial e menos rígido;
• Olá, pessoal / Olá, equipe — em mensagens para colegas ou grupos com os quais temos alguma proximidade;
• Bom dia / Boa tarde — saudações universais e naturais, especialmente quando sabemos aproximadamente em que período a mensagem será lida;
• Olá — uma opção neutra e segura quando não conhecemos o gênero, os pronomes ou o nome do destinatário. Em contextos muito formais, pode ser combinada com o nome, o cargo ou a equipe.

Começar um e-mail formal com “Oi” ou “Olá” é um erro?

Uma dúvida comum é saber se “Oi” ou mesmo “Olá” é adequado em uma mensagem profissional. A resposta depende do contexto. “Oi” pode soar informal demais em um primeiro contato, diante de uma autoridade ou em uma situação que exige maior distância profissional.

Já “Olá” é uma saudação cordial e versátil, mas pode não ser suficiente em uma comunicação muito formal. Nesses casos, prefira “Prezado(a) senhor(a)”, “Prezados(as)”, o cargo da pessoa ou uma combinação como “Olá, Dra. Marina”. O mais importante é considerar a relação com o destinatário, o assunto e o grau de formalidade esperado.

Como escrever a saudação inicial

Depois da saudação, use vírgula ou dois-pontos, conforme o grau de formalidade e o padrão adotado pela sua organização. Em seguida, deixe uma linha em branco e comece o corpo da mensagem. Evite misturar estilos, como uma saudação extremamente formal com um texto muito coloquial.

Despedidas adequadas

A abertura e o conteúdo estão prontos; agora é hora de encerrar a mensagem. Quais despedidas são adequadas em um e-mail formal?

• Atenciosamente;
• Cordialmente;
• Grato(a) pela atenção — apropriado quando você deseja agradecer ao destinatário pela leitura ou colaboração;
• Fico à disposição — útil quando você se oferece para esclarecer dúvidas ou dar continuidade ao assunto.

Usar “Abraços” ou “Um abraço” é um erro?

Nem toda despedida precisa ser extremamente formal. “Abraços”, “Um abraço” e “Até mais” podem funcionar em mensagens entre colegas ou em uma comunicação sem tanta distância hierárquica. Essas expressões são adequadas para e-mails informais ou semiformais, especialmente quando a mensagem começa com “Olá” ou “Bom dia”.

Em um primeiro contato, em uma reclamação, em uma candidatura ou ao escrever para uma autoridade, prefira “Atenciosamente” ou “Cordialmente”.

Como escrever a despedida

Depois da despedida, não é necessário acrescentar vírgula ou ponto. Na linha seguinte, coloque sua assinatura, de preferência com nome completo e, quando for relevante, cargo, empresa e telefone. Isso facilita a identificação, mesmo quando o endereço de e-mail já mostra seu nome.

Exemplo de e-mail formal

A seguir, apresentamos um modelo de e-mail formal de acordo com as orientações deste artigo:

Prezados(as),

agradeço a atenção dedicada a este assunto. Reuni abaixo as principais informações e conclusões para facilitar a consulta. Caso tenham alguma dúvida, fico à disposição.

Atenciosamente

Ana Oliveira