Como escrever um e-mail? Tudo o que você precisa saber!
Hoje em dia, enviamos e recebemos dezenas de e-mails por dia — tanto pessoais quanto profissionais. Escrevemos para amigos, clientes, colegas de trabalho e professores. Também entramos em contato com órgãos públicos e nos candidatamos a vagas de emprego — em todas essas situações, usamos o correio eletrônico. Formular mensagens corretamente é, portanto, muito importante. Neste artigo, mostramos como escrever um e-mail e o que você deve considerar.
O que é um e-mail?
E-mail é uma mensagem enviada como parte de uma comunicação realizada por meio do correio eletrônico. Ele pode ser usado para transmitir conteúdos em formato de texto e também arquivos multimídia.
A comunicação por e-mail é popular tanto em relações formais quanto informais, que costumam ter uma abordagem mais descontraída.
As mensagens de e-mail são parte indispensável da comunicação profissional na maioria das empresas. Por meio delas, os colaboradores podem se comunicar entre si dentro da organização e também com pessoas externas.
Na prática, o e-mail também exerce hoje uma função documental: muitas vezes, serve como confirmação de acordos, decisões ou informações transmitidas.
Por isso, é importante conhecer as regras básicas de escrita e etiqueta. Isso facilita bastante a condução adequada de comunicações profissionais e pessoais.
Como começar a escrever um e-mail?
O primeiro passo é definir o caráter da mensagem. Um e-mail pessoal, enviado a um amigo ou amiga, terá uma forma completamente diferente de um e-mail profissional, enviado a um empregador.
A questão fundamental é, portanto, o tipo de relação entre você e o destinatário. Se você identificá-la corretamente, evitará uma gafe logo no início.
Como escrever um e-mail? Elementos essenciais
Um ponto fundamental é saber aplicar a estrutura correta à mensagem.
Uma organização bem estruturada facilita a compreensão rápida do conteúdo e a localização das informações mais importantes. Uma estrutura inadequada pode tornar a comunicação confusa ou ambígua.
De quais elementos você precisa se lembrar ao escrever um e-mail?
Assunto
O assunto deve apresentar a questão principal abordada no conteúdo da mensagem. Se você precisar tratar de vários assuntos com o destinatário, é recomendável separá-los em conversas diferentes e descrever cada uma delas adequadamente.
Assim, as informações ficarão mais organizadas e, consequentemente, serão mais fáceis de encontrar. Além disso, criar uma conversa separada para cada questão reduz o risco de que uma mensagem importante passe despercebida em meio ao excesso de informações.
Exemplo de assunto: Candidatura à vaga de redator
Saudação
Depois de definir o assunto da mensagem, você pode fazer a saudação. A forma escolhida depende da relação com o destinatário e do caráter da comunicação.
Se você não souber quem lerá sua mensagem, a melhor opção é usar uma forma oficial e genérica, como Prezados senhores e senhoras. Se você conhecer a função, o cargo, o título ou a posição ocupada pelo destinatário, prefira uma forma mais específica, como Prezado professor.
Em uma comunicação informal, você pode usar simplesmente o nome da pessoa como fórmula de abertura, por exemplo: “Bom dia, Mônica”.
A regra de usar uma saudação se aplica à primeira mensagem trocada com o destinatário naquela conversa. Nas mensagens seguintes, não é necessário repeti-la.
Conteúdo principal
Depois da saudação, é hora de passar ao conteúdo principal da mensagem. Se você ainda não sabe exatamente como escrever um e-mail, procure fazer com que o texto seja conciso, compreensível para o destinatário e preciso em relação ao assunto tratado. Assim, você evitará mal-entendidos.
Cuide da organização do texto. Primeiro, concentre-se na descrição do assunto, apresentando e destacando as informações mais importantes. Só depois inclua eventuais perguntas ou um pedido para que o destinatário tome a providência esperada.
Uma boa prática é reler o conteúdo preparado. Dessa forma, você poderá verificar se o sentido da mensagem foi transmitido corretamente e se nenhuma informação importante foi omitida. Nessa etapa, também é possível identificar eventuais erros.
Encerramento
Antes de finalizar o e-mail com sua assinatura, use uma fórmula de encerramento adequada.
Assim como na saudação, ao criar uma fórmula de despedida, preste atenção especial à relação que você mantém com o destinatário.
Dependendo da opção mais apropriada para cada comunicação, você pode usar expressões como Atenciosamente, Cordialmente ou uma alternativa um pouco mais informal, como Abraços. Lembre-se, porém, de que não se coloca vírgula entre a despedida e a assinatura.
Como escrever um e-mail corretamente
A forma adequada de escrever uma mensagem de e-mail demonstra profissionalismo e respeito pelo destinatário. A seguir, você encontra as principais regras que vale a pena aplicar no dia a dia:
Pontuação após a saudação
Depois de uma saudação, como Bom dia ou Prezada senhora, geralmente usamos uma vírgula e começamos o conteúdo da mensagem em uma nova linha, com letra minúscula:
Prezada senhora,
agradeço pelo orçamento enviado…
Como alternativa, você pode usar um ponto de exclamação depois da saudação, o que permite iniciar a frase seguinte com letra maiúscula:
Bom dia!
Agradeço pelo orçamento enviado…
Pontuação após a despedida
Não usamos vírgula nem ponto depois de uma despedida, como Atenciosamente ou Abraços. Na linha seguinte, deve aparecer a assinatura — nome e sobrenome — mesmo que o destinatário saiba quem enviou a mensagem pelo contexto ou pelo endereço de e-mail. Esse é um sinal de boa educação e deixa a comunicação mais clara:
Cordialmente
João da Silva
Evite usar Olá de forma inadequada
A expressão Olá é muito comum, mas nem sempre é a mais apropriada para iniciar uma comunicação. Dependendo do contexto, pode soar informal demais. Por isso, em mensagens profissionais e oficiais, é melhor substituí-la por formas mais neutras:
Bom dia
Prezada senhora
Prezados senhores e senhoras
Como escrever um e-mail? Exemplos
Assunto do e-mail: Trabalho final — João da Silva, Nutrição clínica, 3º semestre
Prezado professor,
Sou aluno do 3º semestre de Nutrição clínica da Universidade Federal de Minas Gerais.
Em anexo, envio o trabalho final da disciplina de Anatomia humana.
Atenciosamente
João da Silva
Assunto do e-mail: Reserva de hospedagem — viagem para a Bahia
Oi, Carol!
Como você está? Espero que finalmente esteja melhor. 🙂
Me diz, por favor, você já reservou a hospedagem para a nossa viagem à Bahia? Pode me mandar os detalhes?
Mal posso esperar para estarmos lá!
Beijos
Natália
Agora você já sabe como escrever um e-mail, o que deve observar e quais regras seguir. Basta colocar esse conhecimento em prática.
Resumo
- E-mail é uma mensagem enviada como parte de uma comunicação realizada por meio do correio eletrônico.
- Ao escrever um e-mail, preste atenção especial à relação com o destinatário — é a ela que você deve adaptar o tom e a forma da mensagem.
- Não se esqueça do assunto do e-mail. Ele é um elemento muito importante, pois permite que o destinatário identifique rapidamente o tema tratado.
- Tanto na saudação quanto na despedida, adapte a fórmula escolhida ao destinatário. Se não tiver certeza de qual opção é adequada, prefira a mais educada.
- Ao redigir o conteúdo principal do e-mail, cuide da organização do texto. Primeiro, concentre-se na descrição do assunto, apresentando e destacando as informações mais importantes. Só depois inclua eventuais perguntas ou um pedido para que o destinatário tome a providência esperada.
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